מעבר למשרד חדש היא חוויה לא פשוטה שמורכבת ממספר דברים שונים, ביניהם מיקום המשרד, ריהוט המשרד מחדש, חלוקת אזורי העבודה ואפילו מציאת ספקים חלופיים לעסק. אז כדי שיהיה לכם קצת סדר בבלאגן ותדעו איך להתמודד עם העומס של המעבר או ההקמה בצורה נכונה וחכמה, ריכזנו לכם את כל מה שחשוב לזכור ולדעת כשעוברים משרד, כדי שתהיו בטוחים שביום שתתחילו לעבוד שם לא יחסר לכם דבר.
חלוקת אזורים במשרד
לפני הכול, מאוד חשוב שתדעו לחלק את האזורים במשרד בצורה נכונה. הכוונה היא שתייעדו כבר מראש את האזור שייוועד לחדר הישיבות, את החלל לעמדות העבודה, את המשרדים האישיים ואת האזורים המשותפים, כגון חלל המטבח וחדר ההמתנה של הלקוחות. ברגע שתעשו את החלוקה הזאת, יהיה לכם הרבה יותר קל לתכנן את שאר הדברים במשרד ולדעת האם החלל מספיק לכם למה שאתם צריכים מהמשרד החדש שלכם.
אם תדלגו על השלב הזה, יכול להיות שתגיעו למצב שלא תכננתם נכון ואז לא נשאר חלל פנוי למטבח, או לחדר המתנה ללקוחות, מה שייצור חוויה פחות מרשימה ופחות נעימה במשרד שלכם, מצד הלקוחות או מצד העובדים. אם אתם מתקשים עם הנושא הזה תמיד תוכלו לשכור שירות של מעצב/ת פנים כדי שיעזרו לכם בנושא.
ריהוט המשרד
ריהוט המשרד הוא אחד השלבים הכי חשובים כשעוברים למשרד החדש. חשוב להבין שיש למדוד את המשרד לפני רכישת הריהוט, לחשב מה השטח שקיים במשרד וכמה עמדות עבודה תצטרכו ותוכלו להכניס בגודל החלל שעומד לרשותכם. בנוסף בחירה נכונה של ריהוט תהווה לכם חווית עבודה נוחה ואסתטית, מה שכמובן ישפיע עליכם ועל עובדי המשרד למשך הרבה שנים קדימה, שכן השקעה בריהוט היא השקעה שמבצעים פעם בהמון שנים ולכן כדאי לשקול את בחירת הריהוט בקפידה, כדי שישרת אתכם בחיוב.
- שולחנות עבודה -בחירת שולחנות משרד היא אחת הבחירות החשובות, שכן תמיד יש את הרצון לבחור בשולחנות נוחים לצד העובדה שהם גם יראו טוב במשרד. במיוחד אם המשרד שלכם מקבל לקוחות בתוכו, תרצו שהמשרד עצמו יהיה מעוצב בקפידה ובצורה יפה, ולריהוט יש חלק גדול בעיצוב המשרד. בנוסף מבחינת הנוחות יש מגוון רחב של סוגי שולחנות משרד, החל משולחנות פינתיים, שולחנות מתכווננים ושולחנות לחדרי ישיבות.
- כיסאות משרדיים -עוד פקטור משמעותי במשרד שלכם, הוא הכיסא המשרדי שאתם מבלים עליו את רוב שעות היום. לא תרצו לחסוך על העובדים שלכם ולרכוש כסאות משרדיים פשוטים ולא נוחים, כי ככה אתם תצרו מצב שהעובדים שלכם סובלים מהעבודה במשרד ואף לוקים בכאבי גב חריפים עקב ישיבה ממושכת על כיסא לא מתאים. לכן מאוד חשוב להשקיע בכיסאות משרדיים שישמשו אתכם ואת העובדים לעבודה נוחה במשך שנים רבות.
שירותי דפוס מתאימים
בין אם אתם משרד אדריכלים או משרד פרסום, אתם כבר יודעים ששירותי דפוס איכותיים הוא אחד הדברים החשובים ביותר. ובין אם יש לכם שירותי דפוס קיימים מהמשרד הקודם, או שאתם משרד חדש, תרצו לשקול לקחת שירותי דפוס איכותיים, שקרובים מספיק למשרד החדש שלכם. הסיבה לכך היא שאתם תמצאו את עצמכם מבלים המון פעמים בחודש בבית הדפוס וחבל שתבזבזו את הזמן שלכם בנסיעות ממושכות. בנוסף תוודאו שאתם בוחרים בבית דפוס איכותי, שמציע לכם את כל השירותים שאתם צריכים בעבור המשרד החדש שלכם, ויכול לעמוד בזמני האספקה שאתם צריכים, כך תמנעו אי נעימויות בעתיד ותוודאו כבר מראש שהעבודה שלכם תלך בצורה שוטפת.
תיאום עם ספקים חדשים או קודמים
בין אם אתם משרד חדש או משרד קיים שרק עבר מיקום, ישנם כמה ספקים שמאוד חשוב שידעו על העסק החדש שלכם וידעו להגיע עם השירותים שלהם עד למשרד החדש שלכם. לדוגמא ספק המזון למטבח המשרדי, מדובר בספק שמביא את מוצרי החלב הבסיסיים למשרד, את הקפה התה והסוכר ואפילו את הכוסות והסכו"ם החד – פעמי, כדי שלעובדים שלכם יהיה את הרווחה הטובה ביותר גם במשרד החדש.
בנוסף שירותי הניקיון הם גורם נוסף שחשוב ליידע אותו על המשרד החדש, ולתאם איתם את ההגעה השבועית/יומית למשרד, על מנת לדאוג שתמיד יהיה לכם נקי ונעים לשהות שעות רבות בסביבת המשרד.